Formulário de pedido de manutenção

Um inquilino liga por causa de um vazamento embaixo da pia. Se o reparo demorar, o dia em que você ficou sabendo é a data que conta, então anote. Nenhum dos modelos de formulário de pedido de manutenção que lemos tem uma linha para essa data. Este tem. Imprima duas cópias: uma para seus arquivos e outra para o inquilino.

Em vários estados dos EUA, o prazo do reparo começa com o aviso do inquilino

Alguns também levam em conta se o aviso foi por escrito.

Texas. O pedido só precisa ser por escrito se o contrato for escrito e exigir isso (Property Code § 92.052). Quando um tribunal avalia se você fez o reparo em um prazo razoável, presume-se que sete dias é razoável. Ele também considera a data em que você recebeu o aviso, a gravidade do problema e se havia peças, mão de obra e serviços públicos disponíveis (§ 92.056).

Califórnia. O inquilino pode avisar por escrito ou de boca. Se um problema torna o imóvel inabitável e não é consertado, o inquilino pode fazer o reparo e descontar o custo do aluguel, até o valor de um mês de aluguel. Esperar mais de 30 dias é presumido como tempo suficiente (Civil Code § 1942).

Flórida. Antes de encerrar o contrato, ou de reter o aluguel e usar o reparo como defesa, o inquilino precisa entregar um aviso por escrito que descreva o problema e diga o que pretende fazer, e depois esperar 7 dias. O contrato não pode dispensar o aviso necessário para encerrá-lo (§ 83.56, § 83.60).

Outros estados e contratos têm regras próprias, e isto é informação geral, não aconselhamento jurídico.

Emergência, em breve ou rotina

Os quadros de urgência servem para organizar a sua fila. Numa emergência, o inquilino deve ligar, não preencher um formulário, e a linha no topo do formulário diz isso. Cheiro de gás, falta de aquecimento ou de água, ou uma porta que não tranca vão direto para o número de emergência. Em breve cobre o que piora com o tempo, como o cano pingando do exemplo. Rotina é tudo o que pode esperar a próxima visita do prestador.

Você vai ver modelos que prometem 24 horas para emergências e de 5 a 7 dias para o resto. Nenhum dos que lemos citou uma lei para esses números. Defina os seus.

Permissão para entrar

As três opções dizem ao prestador o que fazer na porta: entrar, ligar antes ou marcar um horário com o inquilino em casa. Elas não substituem o aviso que o seu estado exige. Na Califórnia, o proprietário dá um aviso por escrito razoável com a data, o horário aproximado e o motivo da visita, e 24 horas são consideradas razoáveis. Não é preciso aviso numa emergência, ou quando o inquilino está em casa e concorda na hora (Civil Code § 1954).

Como entregar formulários de pedido de manutenção em branco

Limpe o formulário, preencha só a sua empresa, o telefone do escritório e o número de emergência, e imprima uma pilha para entregar na mudança. Quando um inquilino devolver um, anote no mesmo dia a data de recebimento e suas iniciais no quadro do escritório, e faça uma cópia para ele. Inquilinos que escrevem a própria carta podem usar os mesmos campos como lista de verificação.

O formulário cabe em uma página impressa, e qualquer campo vazio sai como uma linha em branco. Para um PDF, escolha "Salvar como PDF" na janela de impressão do navegador.

Quando os pedidos chegam de cinquenta unidades

Um formulário de cada vez funciona para poucas unidades. Numa carteira inteira, o difícil é ver quais pedidos estão esperando há mais tempo. Se sua equipe trabalha no Microsoft Teams ou no Slack, o Dash, nosso colega de equipe com IA, lista os pedidos de manutenção em aberto do mais antigo ao mais recente e redige a atualização para o inquilino, com os dados do inquilino e do contrato vindos do seu sistema de gestão de imóveis, como o Buildium. Por padrão, nada é enviado até uma pessoa aprovar. Veja como funciona para equipes de gestão de imóveis. Quando você manda alguém fazer o reparo, o modelo de ordem de serviço permite limitar quanto essa pessoa pode gastar. Para o aluguel, há um gerador de recibo de aluguel e um modelo de rent roll.