Modelo de ordem de serviço

A maioria das ordens de serviço é feita para quem executa o reparo, depois arquivada e esquecida. Faça a sua pensando nas duas vezes em que você vai precisar dela de novo: quando o serviço fica maior do que a ordem previa e quando o inquilino causou o dano e o custo sai da caução. Esta coloca um limite de gasto ao lado das peças e da mão de obra, soma tudo enquanto você digita e tem espaço para as horas, o valor por hora e as peças que o demonstrativo da caução pede.

Ainda está avaliando a urgência do pedido do inquilino e se dá para entrar na unidade? Use o formulário de pedido de manutenção primeiro. A ordem de serviço começa quando você manda alguém fazer o serviço.

Como definir o valor máximo autorizado

O valor máximo autorizado (o limite) é até quanto qualquer pessoa no serviço pode gastar sem ligar para você. Deixe em branco e nada limita quanto o serviço pode custar. Use o custo normal de um serviço desse tipo, mais uma pequena folga. Se o seu contrato de administração permite aprovar reparos até um certo valor sem consultar o proprietário, mantenha o limite igual ou abaixo desse valor.

Quando o serviço cresce, o trabalho para até alguém aprovar mais. Anote o novo valor na ordem, com quem aprovou e quando. No exemplo, o reparo da parede e a persiana nova da unidade 4C deram $160.50, $10.50 acima do limite de $150, então a ordem também mostra os $200 que o proprietário aprovou por telefone em 3 de novembro. É esse o registro que você vai mostrar quando a fatura chegar.

Como descontar um reparo da caução do inquilino na Califórnia

Na Califórnia, a caução pode cobrir danos causados pelo inquilino ou por um convidado dele, mas não o desgaste normal. Um carpete gasto ou um aquecedor de água velho é custo seu, não do inquilino. Em até 21 dias após a saída, você envia ao inquilino um demonstrativo detalhado do que você reteve e por quê, com os comprovantes de cada reparo:

• Para o trabalho da sua própria equipe: o que foi feito, o tempo gasto e o valor por hora.
• Para o trabalho de um prestador: uma cópia da fatura dele, mais nome, endereço e telefone se a fatura não mostrar esses dados.
• Para peças e materiais: uma cópia do recibo.

Você não precisa enviar esses comprovantes quando reparos e limpeza somam $125 ou menos, a não ser que o inquilino os peça em até 14 dias após receber o demonstrativo. A Califórnia também pede fotos da unidade depois que o inquilino sai e antes do reparo, e de novo quando ele termina.

Outros estados têm suas próprias regras e prazos para a caução, então confira as do seu antes de descontar. Seja qual for o estado, uma ordem com as horas, o valor por hora e os recibos é mais fácil de defender do que só o total.