Formulario de solicitud de mantenimiento

Un inquilino llama por una fuga debajo del fregadero. Si la reparación se alarga, el día en que te enteraste es la fecha que cuenta, así que anótalo. Ninguna de las plantillas de formulario de solicitud de mantenimiento que leímos tiene una línea para esa fecha. Esta sí. Imprime dos copias: una para tus archivos y otra para el inquilino.

En varios estados de EE. UU., el plazo de reparación empieza con el aviso del inquilino

Algunos también tienen en cuenta si el aviso fue por escrito.

Texas. La solicitud solo tiene que ser por escrito si el contrato es escrito y lo exige (Property Code § 92.052). Cuando un tribunal evalúa si reparaste en un plazo razonable, se presume que siete días es razonable. También tiene en cuenta la fecha en que recibiste el aviso, la gravedad del problema y si había piezas, mano de obra y servicios públicos disponibles (§ 92.056).

California. El inquilino puede avisar por escrito o de palabra. Si un problema hace que la vivienda no sea habitable y no se arregla, el inquilino puede repararlo y descontar el costo de la renta, hasta el monto de un mes de renta. Se presume que esperar más de 30 días es tiempo suficiente (Civil Code § 1942).

Florida. Antes de terminar el contrato, o de retener la renta y usar la reparación como defensa, el inquilino debe entregar un aviso por escrito que describa el problema y diga lo que piensa hacer, y luego esperar 7 días. El contrato no puede eliminar el aviso necesario para terminarlo (§ 83.56, § 83.60).

Otros estados y contratos tienen sus propias reglas, y esto es información general, no asesoría legal.

Emergencia, pronto o rutina

Las casillas de urgencia sirven para ordenar tu propia fila. En una emergencia, el inquilino debe llamar, no llenar un formulario, y la línea en la parte superior del formulario lo dice. Olor a gas, falta de calefacción o de agua, o una puerta que no cierra con llave van directo al número de emergencia. Pronto cubre lo que empeora con el tiempo, como la tubería que gotea en el ejemplo. Rutina es todo lo que puede esperar a la próxima visita del proveedor.

Verás plantillas que prometen 24 horas para emergencias y de 5 a 7 días para lo demás. Ninguna de las que leímos citó una ley para esas cifras. Define las tuyas.

Permiso para entrar

Las tres opciones le dicen al proveedor qué hacer en la puerta: entrar, llamar antes o agendar una hora en que el inquilino esté en casa. No reemplazan el aviso que exige tu estado. En California, el propietario da un aviso por escrito razonable con la fecha, la hora aproximada y el motivo de la visita, y se presume que 24 horas es razonable. No hace falta aviso en una emergencia, o cuando el inquilino está en casa y acepta en ese momento (Civil Code § 1954).

Cómo repartir formularios de solicitud de mantenimiento en blanco

Borra el formulario, llena solo tu empresa, el teléfono de la oficina y el número de emergencia, e imprime varias copias para entregar al mudarse el inquilino. Cuando un inquilino te devuelva uno, anota ese mismo día la fecha de recepción y tus iniciales en el recuadro de la oficina, y hazle una copia. Los inquilinos que escriben su propia carta pueden usar los mismos campos como lista de verificación.

El formulario cabe en una página impresa, y cualquier campo vacío sale como una línea en blanco. Para un PDF, elige "Guardar como PDF" en la ventana de impresión del navegador.

Cuando las solicitudes llegan de cincuenta unidades

Un formulario a la vez funciona para pocas unidades. En toda una cartera, lo difícil es ver qué solicitudes llevan más tiempo esperando. Si tu equipo trabaja en Microsoft Teams o Slack, Dash, nuestro compañero de equipo con IA, lista las solicitudes de mantenimiento abiertas de la más antigua a la más reciente y redacta la actualización para el inquilino, con los datos del inquilino y del contrato de tu sistema de administración de propiedades, como Buildium. De forma predeterminada, nada se envía hasta que una persona lo aprueba. Mira cómo funciona para equipos de gestión de propiedades. Cuando mandas a alguien a hacer la reparación, la plantilla de orden de trabajo te permite poner un tope a lo que puede gastar. Para la renta, hay un generador de recibo de renta y una plantilla de rent roll.