Una relación de rentas (rent roll) muestra todas las unidades de una propiedad en renta en una fecha: quién la renta, la renta mensual, cuándo empieza y termina el contrato, el depósito recibido y cualquier saldo pendiente. El prestamista lo va a comparar con tus contratos firmados, así que llénalo con los contratos en la mano y corrige lo que señalen las alertas antes de enviarlo.
Cómo leer los totales de tu rent roll
Empieza por el ejemplo que ya viene lleno. Tiene seis unidades al 1 de noviembre de 2026, y cinco están rentadas, así que la ocupación es de 83 %. Si todas las unidades estuvieran rentadas a su renta actual o pedida, el edificio generaría $8,840 al mes. Las cinco unidades rentadas generan $7,365. Esa es tu renta vigente. La diferencia de $1,475 es la pérdida por vacancia: la unidad 2B, que está vacía.
Luego revisa las alertas. El contrato de la unidad 3B terminó el 31 de julio y el inquilino sigue ahí. Si ahora renta mes a mes, indícalo en el rent roll. Un prestamista que ve una unidad ocupada con el contrato vencido va a preguntar. Los contratos de las unidades 1A y 2A terminan en los próximos 90 días, y el inquilino de la 2A ya avisó que se va, así que no cuentes con esa renta en enero. La unidad 1B debe $450, y esa cifra tiene que coincidir con el estado de cuenta del inquilino en la misma fecha.
Qué compara el prestamista con tus contratos
Los prestamistas no dan por bueno tu rent roll sin revisarlo. Fannie Mae les indica a sus prestamistas de edificios multifamiliares "hacer una auditoría completa de los contratos para conciliar el rent roll con los contratos firmados de la propiedad." Freddie Mac exige el rent roll con fecha de hasta 30 días antes de la entrega del paquete de evaluación de crédito.
La lista de Freddie Mac es más larga que las ocho columnas de esta plantilla. Aquí ves dónde queda cada campo principal y qué agregar en tu hoja de cálculo antes de mandarla a un prestamista:
| El rent roll de Freddie Mac incluye | En esta plantilla |
|---|---|
| Fecha del rent roll | Sí, el campo "Fecha de corte" |
| Número de unidad y nombre del inquilino | Sí |
| Si cada unidad está ocupada | Sí, la columna Estado |
| Renta mensual del contrato | Sí |
| Montos que debe el inquilino | Sí, saldo pendiente |
| Fechas de inicio y fin del contrato | Sí |
| Depósito de garantía recibido | Sí |
| Tipo de unidad y superficie en pies cuadrados | Agrégalo |
| Concesiones y subsidios de renta | Agrégalo |
| Opciones de renovación y contratos mes a mes | Agrégalo |
¿Plantilla o reporte de tu software?
Si tus unidades ya están en un software de administración de propiedades, genera su reporte de rent roll. Copiar contratos a mano en una hoja nueva es como una renta termina con $50 de diferencia. Usa esta plantilla cuando tienes pocas unidades y las llevas en una hoja de cálculo, o para revisar una exportación antes de enviarla.
La plantilla admite hasta 500 unidades. El CSV se abre en Excel y Google Sheets con una fila de totales al final, y "Imprimir o guardar como PDF" imprime solo el rent roll.
Cómo obtener las cifras sin volver a escribirlas
Sacar el mismo reporte cada mes y pegar los totales en un mensaje es justo el trabajo que creamos Dash para quitarle a quien administra propiedades. Si tu equipo trabaja en Microsoft Teams o Slack, Dash lee reportes de AppFolio, se conecta con Buildium, Rentvine y DoorLoop, y le pregunta a una persona antes de cambiar cualquier cosa. Mira cómo funciona para equipos de gestión de propiedades. Y cuando un inquilino paga en efectivo, el generador de recibo de renta le da un recibo.
Preguntas sobre el rent roll
¿El rent roll es lo mismo que el estado de cuenta de renta (rent ledger)?
No. El rent roll tiene una línea por unidad y muestra toda la propiedad en una fecha. El estado de cuenta, en cambio, tiene una línea por cada cargo y cada pago, y sigue a un inquilino a lo largo del tiempo.
¿Cada cuánto debo actualizar el rent roll?
Una vez al mes, cuando ya se registraron las rentas y entraron los pagos atrasados, y otra vez el día que se lo mandes a alguien. Los cambios que ocurran entre una actualización y otra, como una mudanza o una renovación, es más fácil anotarlos cuando pasan.
¿Las unidades vacías van en el rent roll?
Sí. Anota todas las unidades y pon en las vacías la renta que estás pidiendo. Si las dejas fuera, el rent roll muestra un edificio más chico que parece rentado por completo.