Plantilla de orden de trabajo

La mayoría de las órdenes de trabajo se escriben para quien hace la reparación y luego se archivan y se olvidan. Escribe la tuya pensando en las dos veces en que la vas a necesitar otra vez: cuando el trabajo resulta más grande de lo que decía la orden y cuando un inquilino causó el daño y el costo sale de su depósito de garantía. Esta pone un tope de gasto junto a las piezas y la mano de obra, las suma mientras escribes y tiene espacio para las horas, la tarifa y las piezas que pide el desglose del depósito.

¿Todavía estás decidiendo qué tan urgente es la solicitud de un inquilino y si puedes entrar a la unidad? Usa el formulario de solicitud de mantenimiento primero. La orden de trabajo empieza cuando mandas a alguien a hacer el trabajo.

Cómo elegir el monto máximo autorizado

El monto máximo autorizado (el tope) es hasta cuánto puede gastar cualquiera en el trabajo sin llamarte. Si lo dejas vacío, nada limita cuánto puede costar el trabajo. Fíjalo en lo que cuesta un trabajo normal de este tipo, más un pequeño margen. Si tu contrato de administración te permite aprobar reparaciones hasta cierto monto sin preguntarle al propietario, deja el tope en ese monto o por debajo.

Cuando el trabajo crece, se detiene hasta que alguien apruebe más. Anota el nuevo monto en la orden, con quién lo aprobó y cuándo. En el ejemplo, la reparación de la pared y la persiana nueva de la unidad 4C sumaron $160.50, $10.50 por encima del tope de $150, así que la orden también muestra los $200 que el propietario aprobó por teléfono el 3 de noviembre. Ese es el registro que vas a señalar cuando llegue la factura.

Cómo cobrar una reparación del depósito de garantía del inquilino en California

En California, el depósito de garantía puede cubrir daños que causó el inquilino o un invitado suyo, no el desgaste normal. Una alfombra gastada o un calentador de agua viejo es un costo tuyo, no del inquilino. Dentro de los 21 días posteriores a la mudanza, le envías al inquilino un desglose detallado de lo que retuviste y por qué, con los comprobantes de cada reparación:

• Para el trabajo de tu propio personal: lo que hicieron, el tiempo que tomó y la tarifa por hora.
• Para el trabajo de un proveedor: una copia de su factura, más su nombre, dirección y teléfono si la factura no los muestra.
• Para piezas y materiales: una copia del recibo.

No tienes que enviar esos comprobantes cuando las reparaciones y la limpieza suman $125 o menos, a menos que el inquilino los pida dentro de 14 días de recibir el desglose. California también pide fotos de la unidad después de que el inquilino se muda y antes de la reparación, y otra vez cuando esté terminada.

Otros estados tienen sus propias reglas y plazos para el depósito, así que revisa los del tuyo antes de descontar. Sea cual sea el estado, una orden con las horas, la tarifa y los recibos es más fácil de defender que solo el total.